Osittain tai kokonaan etänä toteutettavaan perehdytykseen liittyy useita haasteita. Näistä tyypillisimpiä ovat vuorovaikutuksen puute, tutustumisen järjestämisen haasteet, yhteisöllisyyden puute ja luottamuksen rakentaminen. Myös teknisiä ongelmia saattaa ilmetä.
Vaikka etänä toteutettavaan perehdytykseen liittyy tiettyjä haasteita, on tärkeää muistaa, että suuri osa perehdytyksestä ja siihen valmistautumisesta on samankaltaista kuin lähiperehdytyksessä. Etäisyys kuitenkin vähentää vuorovaikutuksen määrää ja muuttaa sen laatua. Vuorovaikutuksen määrään ja laatuun on etäperehdytyksessä kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta uuden työntekijän kanssa syntyy luottamuksellinen suhde ja jotta työntekijän sitoutuminen työhön ja kollegoihinsa sekä liittyminen lähitiimiin aidosti käynnistyy.
Tähän blogikirjoitukseen olen koonnut viisi vinkkiä etäperehdytykseen
- Suunnittelu on avain onnistumiseen
Suunnittelussa on tärkeää huomioida asiat, jotka on tehtävä ennen työsuhteen alkua sekä ensimmäisten viikkojen asiat ja tutustuminen muuhun organisaatioon. Ennen työsuhteen alkua tulee varmistaa, että sopimusasiat ovat kunnossa ja että uudelle työntekijälle on tilattu tarvittavat työvälineet ja käyttöoikeudet järjestelmiin. Yhteydenpito uuteen työntekijään jo ennen työsuhteen alkua luo työntekijälle tunnetta siitä, että tämä on tervetullut ja odotettu.
Suunnittelun keskeisin osa on kuitenkin perehdytyksen pilkkominen sopivan pieniin osiin ja tämän aikatauluttaminen vähintään ensimmäisten päivien tai jopa parin ensimmäisen viikon osalta. Tämä ensimmäisten viikkojen lukujärjestys sisältää organisaatioon liittyviä perehdytysasioita, tutustumista työkavereihin ja omaan työhön liittyvää perehtymistä. Lukujärjestyksessä voivat vuorotella eri henkilöiden tarjoama perehdytys sekä uuden työntekijän itsenäinen perehtyminen, mikä tuo etäperehdytykseen mukavaa, tarpeellista vaihtelevuutta.
Lukujärjestys on hyvä tapa viestiä uudelle työntekijälle: “Olemme odottaneet sinua, olemme valmistautuneet tuloosi, haluamme auttaa sinut hyvään alkuun.”
- Pilko perehdytys sopivan pieniin osiin
Perehdytyksen toteutuksen ja siirtymän perehdytyksestä “todellisiin” töihin on hyvä olla pilkottuna sopivan pieniin, helposti omaksuttaviin osasiin. Mikäli asioita käsitellään liian suurina kokonaisuuksina, joudutaan jo kertaalleen kerrottuja asioita toistamaan. Uuden työn alku jo itsessään tarkoittaa runsasta tietotulvaa, eikä kaikkea ole mahdollista omaksua kerralla.
Uuden työsuhteen alkuvaiheessa perehdytyksen osuus vie lähes koko työajan ja vähitellen varsinaisten työtehtävien osuus työajasta kasvaa. Perehdytyksen suunnittelun ja osittamisen merkitys korostuu erityisesti etäperehdytyksessä, kun jatkuvan vuorovaikutuksen mahdollisuudet ovat lähiperehdytystä vähäisemmät.
Perehdytyksestä työhön vaihe vaiheelta.
- Ohjaa etänä aloittavaa tiiviisti
Yksi etäperehdytyksen erityispiirre on se, että mahdollisuudet seurata perehdytyksen etenemistä ja uuden työntekijän tuntoja ja mielialaa ovat heikommat verrattuna lähiperehdytystilanteeseen. Tämän vuoksi etenkin alkuvaiheessa uuden työntekijän ohjaamisen ja kaikenlaisen yhteydenpidon on oltava tiiivistä ja säännöllistä sekä suunniteltujen perehdytystilanteiden toteutuminen tulee varmistaa. Uuden, etänä aloittavan työntekijän kanssa tulee alkuvaiheessa vaihtaa kuulumisia päivittäin, vaikka perehdytyssuunnitelmassa hänellä olisikin kontakteja muuallekin organisaatioon. Samalla tulee varmistua perehdytyksen suunnitellusta etenemisestä sekä tarjota tukea, apua ja mahdollisuus kysyä mietityttävistä asioista.
Etänä aloittavan työntekijän voi myös ottaa mukaan palavereihin kuunteluoppilaaksi ja palata näiden palavereihin anteihin ja syntyneisiin kysymyksiin yhdessä.
- Uusi työntekijä osaksi tiimiä
Vaikka kyseessä olisi muutoin etäperehdytys, on tärkeä pyrkiä järjestämään ensimmäinen perehdytyspäivä kasvotusten. Tämä ei kuitenkaan poista tarvetta varmistaa, että uusi työntekijä kokee itsensä tervetulleeksi ja olonsa kotoisaksi. Ensimmäiseen päivään tulee kuulua lähimpien kollegoiden tapaaminen ja tiimiin tutustuminen, vaikka perehdytys järjestettäisiin kokonaan etänä. Tämä tapaaminen voi olla esimerkiksi virtuaalikahvitteluna toteutettu juttutuokio, jossa esittäydytään ja rupatellaan.
Varsinaista tutustumista edesauttavat tutustumiskeskustelut. Tutustumiskeskustelu on uuden työntekijän ja kokeneemman työntekijän molemminpuolinen työhön ja toisiinsa tutustumisen tilanne. Se on hyvä järjestää 121-keskusteluna kaikkein tärkeimpien kollegoiden ja muiden tärkeiden organisaation sisäisten kontaktien kanssa. Näin saadaan myös tuettua uuden työntekijän verkostoitumista organisaation sisällä. Tutustumiskeskustelulle on hyvä olla selkeä tehtävänanto, jotta keskustelu ei jää liian pinnalliseksi.
Uuden työntekijän perehdyttämistä ja liittymistä tiimiin voi tukea myös kummi- tai tukihenkilökäytännöllä. Omasta tiimistä valitulla tukihenkilöllä voi olla erikseen sovittuja vastuita ja tehtäviä uuden työntekijän työnaloituksen tukemisessa. Tukihenkilö auttaa myös silloin, mikäli perehdyttäjä tai esihenkilö ovat erityisen kiireisiä. Perehdytyksen tukihenkilöstä on hyötyä erityistehtävien ohella myös tavanomaisessa perehdytystilanteessa: tukihenkilöltä voi olla esihenkilöä helpompi kysyä kysymyksiä, ja lisäksi tukihenkilö voi auttaa uutta työntekijää luomaan kontakteja muualle organisaatioon. Tukihenkilön vastuulla on varmistaa, että uusi työntekijä tulee kutsutuksi esimerkiksi onlinekahveille ja afterworkeille.
- Ole avoin uuden työntekijän ajatuksille
Uusi työntekijä on uudessa organisaatiossa kuin Liisa Ihmemaassa, ihmetellen ja kummastellen käytäntöjä ja toimintamalleja. Uusi työntekijä tarkastelee organisaation toimintaa tavalla, jota hän itsekään ei enää muutamaa kuukautta myöhemmin välttämättä pysty muistamaan tai huomaamaan. Tämän vuoksi on tärkeää olla avoin uuden työntekijän ajatuksille myös silloin, kun hän kyseenalaistaa organisaation toimintamalleja tai jopa johtamista. Ulkopuolisin silmin nähdyt asiat ja kehitysideat ovat arvokkaita, ja ne on tärkeää ottaa huomioon.
Bonusvinkki
Etätyötilanteessa on hyvä muistaa, että myös yksilön vastuu on kasvanut. Tämä koskee myös uutta työntekijää. Uuden työntekijän vastuulla on ottaa puheeksi, kysyä ja varmistaa, että tämä on ymmärtänyt hänelle kerrotut asiat oikein. Tästä kasvaneesta vastuusta on syytä myös puhua uuden työntekijän kanssa. Ja vaikka uudella työntekijällä onkin etätyötilanteessa korostunut vastuu, ei esihenkilön vastuu olla tiiviissä yhteydessä vähene. Esihenkilön on varmistettava, että uuden työntekijän perehtyminen ja työasioiden haltuunotto etenevät suunnitelman mukaisesti.
Tämä blogikirjoitus on aiemmin julkaistu osana Timanttian etäjohtamisen blogia.
