Valitse sivu

Vieraskynästä: Kuusi tapaa tehdä vaikeasta keskustelusta helpompi

touko 12, 2022 | Blogikirjoitukset

Vieraskynän kirjoittaja Pirkko Tavaila on yrittäjäkollega ja CC Valosen tärkeä yhteistyökumppani. Pirkko auttaa yhdistämään tuloksenteon ja hyvinvoinnin. 

Vaikeita keskusteluja tarvitaan, koska ajoittainen kitka ja kipinöinti vievät kehitystä eteenpäin ja puhdistavat ilmaa. ”Vaikea keskustelu” on subjektiivinen käsite ja kestämme haasteen tuntua hyvin yksilöllisesti. Erityisen vaikeaa olla osallisena sellaisessa keskustelussa, joka uhkaa äityä konfliktiksi. Konfliktin pelossa jopa siedämme huonoa tilannetta mieluummin kuin avaamme keskustelun. Toivomme, että ongelma häviää itsestään. Ongelmien mahdollisimman varhainen käsittely ja korjaaminen on kuitenkin ainoa tie tulokselliseen yhteisyöhön. Esihenkilöasemassa tärkeiden asioiden puheeksi ottaminen ja tarvittaessa interventiot kuuluvat työnkuvaan.

Mikä keskusteluissa hirvittää

Ihminen on ohjelmoitu taistelemaan, pakenemaan, piiloutumaan tai jähmettymään paikoilleen vaaran uhatessa. Kahdenkeskinen keskustelu tuskin on oikeasti vaarallinen, mutta stressireaktio saattaa nostaa päätään pelkästä jännityksen sekaisesta odotuksesta. Arkailemme etukäteen omia ja toisen odottamattomia reaktioita ja mahdollisia ylilyöntejä. Pohdimme, mahtaako kissan nostaminen pöydälle tehdä kärpäsestä härkäsen. On olemassa realistinen riski, että keskustelu päättyy huonosti, vaikka kuinka tekisimme parhaamme. Riski on kuitenkin otettava, koska epäkohtiin puuttuminen on tuloksenteon edellytys.

  1. Korjaa omat ajatukset ja oletukset

Aina, kun joku asia tai tilanne on vaikea kohdata, kannattaa ensin tarkastaa omat ajatuskuviot. Mitä mieli enteilee tulevasta keskustelusta? Millaisia skenaarioita se laatii? Omia ajatuksia ei kannata aina uskoa! Niitä kannattaa pikemminkin haastaa: ”Kannattaako minun nyt valmistautua pahimpaan vai parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.” Myönteiset ajatuskuviot varmistavat, että keskustelu lähtee liikkeelle mahdollisimman turvallisessa tunnelmassa.

 

  1. Tiedosta omat tunteesi ja toimi niistä huolimatta

Tunteet myötäilevät ajatuksia ja päinvastoin. Olemmepa kuinka kokeneita ammattilaisia tahansa, jotkut keskustelut jännittävät etukäteen, tuntuvat epämiellyttäviltä itse tilanteessa ja saattavat jäädä painamaan jälkikäteen. Olisi hienoa, jos kaikkiin palavereihin voisi asennoitua tyynen rauhallisesti, mutta tulee tilanteita, jotka menevät tunteisiin. On hyvä muistaa, että tunteet ovat kehomielen tapa pitää meidät turvassa. Pienikin jännitys tai epäröinti saa hermoston reagoimaan ja silloin tekee mieli lakaista koko tilanne maton alle. Tunteet on hyvä havaita ja hyväksyä. Sitten on vain sovittava aika keskustelulle tunteista huolimatta.

 

  1. Tartu ongelmaan, kun se on vielä pieni

Lykkääminen vie energiaa ja ajan kuluminen paisuttaa ongelmaa. Mitä aikaisemmassa vaiheessa ongelmaan tarttuu, sitä vähemmän on selviteltävää. Pitkään kyteneet epäkohdat, erimielisyydet ja konfliktit vaativat pitkäjänteistä työtä ja useita keskusteluita, kenties ulkopuolisin apuvoimin. Rakenna avointa ja arvostavaa keskustelukulttuuria, jossa kuka tahansa on oikeutettu ja velvollinen nostamaan epäkohdat esiin. Harjoitelkaa rakentavaa palautteen antamista ja vastaanottamista ammattilaisen opastuksella.

 

  1. Valmistaudu tavoitteelliseen vuorovaikutukseen

Palveluasenteella, myötätunnolla ja avoimilla kysymyksillä pääsee pitkälle. Varmista, että keskustelun osapuolet tulevat kuulluiksi tasapuolisesti. Ei monologeja, vaan dialogia, kuuntelua ja ymmärtämisen sanoittamista. Jos keskusteluun liittyy korjaavan palautteen antamista, valmistaudu kirjaamalla ylös konkreettisia esimerkkitilanteita syineen ja seurauksineen. Pyydä asianomaista itseään ehdottamaan parempia toimintatapoja, jotta lopputulos olisi organisaation tavoitteiden ja arvojen mukainen.

 

  1. Ideoikaa ongelmanratkaisua porukalla 

Parasta ratkaisua ei välttämättä löydy heti. Joskus on aihetta nostaa ongelmallinen teema laajempaan pohdintaan. Keskustelu lähtee parhaiten liikkeelle, kun ensin kuullaan ja ymmärretään eri näkökannat. Olennaista ei ole yksimielisyys, vaan kuuntelu. Ymmärryksen lisäännyttyä on paremmat eväät lähteä miettimään ratkaisuja jatkoa varten.

 

  1. Palaudu ponnistuksesta

Haastava tilanne saattaa nostaa vielä jälkikäteen tunteita, joita on haastavaa kokea ja käsitellä. Anna siis itsellesi aikaa toipua. Omien tunteiden havainnointi ja hyväksyminen lisää itsetuntemusta. Analysoi reilusti, missä onnistuit ja mitä voisit ensi kerralla tehdä paremmin. Muista armollisuus.

Ennaltaehkäisy on paras tapa vähentää vaikeita keskusteluita. Koko työyhteisön voimin on syytä keskustella ja sopia sujuvan yhteistyön perusedellytyksistä. Avoimen ja rakentavan keskustelukulttuurin rakentaminen on kaikkien yhteinen asia.

***

Pirkko Tavaila on tiimityön kehittäjä ja menestyksekkään yrityskulttuurin edistäjä, jolla on vuosien kokemus kansainvälisessä ympäristössä toimivien asiantuntijoiden ja johtajien valmentamisesta suomeksi ja englanniksi. Hänen erityisosaamistaan ovat

  • Bisnesälyn ja työhyvinvoinnin yhdistäminen menestyksen kivijalaksi.
  • Johtamisen ja tiimityön kehittäminen.
  • Yksilön vahvuuksien pongaaminen.
  • Tunnetaidot ja tuloksenteko paineen alla.

https://www.linkedin.com/in/pirkkotavaila/  || https://ingenious.fi/