Useimmiten muutosten projektointi organisaatioissa onnistuu hyvin tai jopa loistavasti. Muutoksen tarpeen havaitsemisen jälkeen valmistaudutaan, valmistellaan ja toteutetaan muutos. Lopuksi myös varmistetaan muutoksen juurtumisen osaksi organisaation arkea.
Useilla organisaatioilla on kuitenkin paljon kehitettävää monessa neljästä onnistuneen muutoksen kulmakivestä.
- Muutoksen tavoite kaipaa usein kirkastamista. Erityisesti se, miten muutoksen tulee näkyä työn arjessa ja miten työ muuttuu yksittäisen työntekijän osalta, vaatii selkiyttämistä ja sanallistamista. Myös muutoksen merkitys jää usein liian pienelle huomiolle. Miksi juuri tämä muutos on tärkeä? Miksi tämä muutos on merkittävämpi kuin muut työntekijän työpöydällä juuri nyt olevat asiat? Merkityksestä viestimisellä on mahdollista sitouttaa kohderyhmää muutokseen ja täten parantaa muutoksen onnistumisen eli sen juurtumisen todennäköisyyttä. Muutoksen tavoitteen kirkastamisen yhteydessä on myös hyvä määritellä kohderyhmä mahdollisimman selkeästi. On siis tehtävä selväksi, keitä muutos koskee eli keiden työhön muutos tulee suoraan vaikuttamaan. On myös tehtävä viestinnällinen rajanveto: aktiivinen viestintä koskee vain kohdeyhmää, ja muille muutos voi olla vain tiedoksi. Tällä rajanvedolla varmistetaan, että oikeat ihmiset huomioivat muutoksen. Näin tuetaan myös sitä, etteivät kaikki työntekijät tarpeettomasti reagoi jok’ikiseen muutokseen.
- Henkilöstön osallistamista ei voi liikaa korostaa. Kaikki muutokset liittyvät ihmisiin ja muutoksen kohderyhmässä oleva henkilö tulee ottaa muutokseen mukaan. Kukaan ei nimittäin osaa arvioida muutoksen vaikutuksia yhtä hyvin kuin työtä tekevä henkilö itse – hänellä on paras tieto yksityiskohdista ja niiden merkityksestä työssä. Ennen kaikkea kyse on kuitenkin siitä, että yksittäisen työntekijän sitoutuminen muutokseen onnistuu vain, kun hän kokee voivansa vaikuttaa. Myös jalkautukseen ja juurruttamiseen tarvittava työ vähenee merkittävästi, kun kohderyhmä on voinut vaikuttaa prosessiin ja kokea tulleensa kuulluksi. Osallistamiseen on monia eri keinoja, joita on hyvä käyttää tilannekohtaisesti ja erilaisina kombinaatioina muutoksen eri vaiheissa. Tyypillisimpiä keinoja ovat erilaiset kyselyt, muutokseen liittyviä teemoja käsittelevät työpajat, osallistavat koulutukset ja dialogiset menetelmät, joissa pohditaan muutokseen liittyviä kysymyksiä ohjatusti ja yhteisöllisesti.
Henkilöstön osallistaminen muutokseen vähentää tarvetta jalkautukselle.
- Muutoksen projektointi on usein varsin onnistunutta. Tässäkin kulmakivessä on kuitenkin kehitettävää muutosprosessin osituksen, vastuiden selkiyttämisen, vaihekohtaisten kohderyhmien ymmärtämisen ja hyödyntämisen sekä itse muutoksen juurruttamisen osalta. Kun muutokset toteutetaan projektina, jossa toteutusvastuu on projektitiimillä, kohderyhmän ja erityisesti johtamisorganisaation saama tuki herkästi häviää varsinaisen projektivaiheen päätyttyä ja projektitiimin aktiivisen toiminnan lakattua. On siten aina olemassa riski, että uudesta toimintatavasta siirrytään salakavalasti vanhaan, ja jälkeenpäin ihmetellään ”jälleen yhtä muutosta, joka ei onnistunut”.
- Muutosviestinnässä pätevät samat lainalaisuudet kuin muutoinkin hyvässä organisaatioviestinnässä. Viestinnän tulee olla sisällöllisesti selkeää ja sen kohderyhmän helposti havaittavissa – jo otsikoinnin tulee kertoa nämä. Yhteen viestiin ei kannata sisällyttää liikaa asiaa. Lisäksi muutosviestintä vaatii runsaasti toistoa. Hyvä muutosviestintä hyödyntää mielekkäällä tavalla erilaisia välineitä ja kanavia selkeydestä tinkimättä. Muutosviestinnän osalta tärkeä erityispiirre on viestiminen myös silloin, kun ei ole mitään viestittävää. Eli jos muutosprosessi on samanaikaisesti pitkä ja tärkeä sekä yksittäisen työntekijän työnkuvaa muuttava, on muutoksen tilasta viisasta viestiä säännöllisesti, vaikka mitään varsinaista uutta viestittävää ei olisi. Pitkät viestintätauot merkityksellisissä asiakokonaisuuksissa tulkitaan organisaatioissa helposti salailuksi. Aktiivinen viestintä on eduksi koko organisaatiolle.
Näillä neljällä muutoksen kulmakivellä toteutetaan onnistuneita muutoksia.
